Naturalmente, a inadimplência em seu escritório vai crescer por conta de um efeito em cascata que vai ocorrer no mercado. Veja na imagem abaixo esse efeito cascata:

Dito isto, no meio da cadeia está o seu escritório de contabilidade e uma hora será atingindo, com maior ou menor potência. Você precisa criar uma estratégia de resposta a essa crise e ter muito bem mapeado os cenários possíveis e ações a serem tomadas.

Medidas para contornar a crise no negócio contábil.

Análise SWOT

Uma ferramenta poderosa para análise de cenários e planejamento estratégico é a SWOT.

SWOT é uma sigla para as palavras em inglês (S) Forças, (W) Fraquezas, (O) Oportunidades e (T) Ameaças.

Forças: Aqui você vai listar as características positivas do seu escritório. Exemplo: Profissionais qualificados, localização ou excelência no atendimento ao cliente.

Fraquezas: Aqui você vai listar as características negativas do seu escritório. Exemplo: Controle e processos não mapeados, alto índice de inadimplência ou a ineficiência na captação de novos clientes.

Oportunidades: Nesse quadrante você vai listar características positivas do seu setor. Exemplo: Nova indústria na região, maior fiscalização ou crescimento da economia local.

Ameaças: Nesse quadrante você vai listar características negativas do seu setor. Exemplo; Complexidade regulatória, mudanças na legislação trabalhista ou fechamento de empresas.

Depois de realizada essa análise, para cada combinação entre dois quadrados, deve ser feito um plano de ação. Por exemplo:

Fraqueza = ERP não integrado com a Contabilidade

Ameaça = Aumento do rigor das leis tributárias e obrigações acessórias

Neste caso precisa ser formulada uma ação estratégica de sobrevivência para mitigar a sua fraqueza com uma ameaça que se combinam.

Ações práticas para combater a crise no negócio contábil

Para qualquer cliente que inadimplir, no dia seguinte preparar uma oferta de desconto atrativa e por determinado prazo;

Preparar uma lista de fornecedores não essenciais e negociar a suspensão dos serviços por tempo determinado;

Para os fornecedores essenciais, tentar negociar um desconto por tempo determinado;

Usar o banco de horas positivo ou férias a dar para funcionários que não consegue fazer home office;

Negociar com os funcionários o não pagamento de alguns benefícios (VT, VR). Todos precisam saber que concessões serão feitas de todos os lados;

Dentro de uma estratégia de sobrevivência, é preciso avaliar os passivos em que você pode inadimplir por ordem de exigibilidade ou de custo de dívida. Atrase os tributos, os Entes Federativos vão propor bons parcelamentos.

Programas e aplicativos para serem utilizados no home office.

Nossa atividade como contadores, pode ser desenvolvida boa parte do nosso trabalho em regime home office. Reuniões, atividades em colaboração, controles de timesheet etc.

Veja uma lista de aplicativos e programas que estão sendo oferecidos de graça ou que sempre foram:

Zoom: Programa voltado para reuniões, de graça, que permite uma conferência de até 100 pessoas por 40 minutos no modelo free.

Slack: Esse programa substituí o What’s app e tem uma pegada mais corporativa. Essencial para dividir os assuntos e ter conversas bem documentadas.

Trello: Você que é gestor e não quer perder a produtividade do time, esse aplicativo pode ser uma boa opção. É um dos sistemas mais indicados para produtividade, porque é de fácil manuseio e tem um bom apelo visual. 

Dropbox: Compartilhamento de arquivo em nuvem. Alguns escritórios usam um servidor físico para compartilhamentos e parte desses arquivos podem ser colocados nessa tecnologia.

AnyDesk: Software de conexão remota com outros computadores. Caso precise se conectar com outro computador de alguém do time para fazer junto ou tirar dúvida.

Conclusão
 

A sensação que eu tenho que, apesar de feridos, vamos sobreviver a esse momento único. Algumas boas lições já podem ser tiradas dessa situação, a adaptação forçada ao teletrabalho e a evolução tecnológica das empresas de contabilidade.